Del acuerdo firmado a trabajo programado.
Un presupuesto espera aprobación. Una propuesta se vuelve a escribir en un acuerdo. Se descarga una copia firmada, se le cambia el nombre y se envía por correo electrónico a quien programe el trabajo. Para una pequeña empresa, las firmas electrónicas ayudan más cuando la firma es parte de un proceso completo, no un desvío que paraliza el trabajo.
Complete acuerdos sin buscar firmas ni volver a ingresar información. La firma en sí rara vez es la parte difícil. El costo se encuentra en el flujo de trabajo que lo rodea: el presupuesto en espera de aprobación, los detalles de la propuesta copiados en un contrato, el archivo firmado descargado y reenviado antes de que alguien pueda actuar en consecuencia.
Las firmas electrónicas ayudan más a una pequeña empresa cuando se conectan con lo que sucede antes y después de la firma. Se debe generar un acuerdo a partir de la información que ya tienes, y uno completado debería desencadenar el siguiente paso por sí solo.
La prueba útil no es si los documentos están firmados electrónicamente. Se trata de si un acuerdo completado hace avanzar el trabajo de manera confiable y si el personal puede ver lo que aún está esperando.
Firma de cinco plazas se conecta al trabajo.
Estos son flujos de trabajo ilustrativos para PYMES, no resultados prometidos.
Cada fila sigue el mismo patrón: un acuerdo elaborado a partir de la información que ya tienes, una copia completa conectada a la siguiente acción y una medida que muestra si el retraso realmente disminuyó.
Conecte el acuerdo completo a la siguiente acción.
Considere un contratista cuyo trabajo espera un presupuesto aceptado. Hoy el presupuesto se envía por correo electrónico, se busca la respuesta y la copia firmada se envía a quien reserve la tripulación. Un flujo de trabajo conectado hace que la secuencia sea explícita.
La conexión importante es entre el acuerdo completado y la siguiente acción. Un presupuesto firmado debería indicarle al programador que el trabajo está listo, no quedarse en una bandeja de entrada. El personal debe poder ver de un vistazo si un documento está en espera, rechazado, vencido o completado, para que nada pase desapercibido.
Elija la configuración más sencilla que se ajusta al volumen.
Es posible que los acuerdos ocasionales solo necesiten un servicio de firma independiente con plantillas y recordatorios. Integración Vale la pena evaluarlo cuando el personal copia repetidamente los detalles del cliente en el documento, descarga los archivos completos a mano o actualiza otro sistema después de cada firma.
Para una PYME, compare proveedores en cuatro aspectos:
- Costo total. Plazas, asignaciones de documentos, acceso a API, opciones de autenticación y soporte de integración, no solo el precio principal por usuario.
- Esfuerzo del cliente. Usabilidad móvil y la facilidad con la que un destinatario puede completar la firma sin una cuenta o una computadora de escritorio.
- Mantenimiento de registros. Acceso a documentos completos y pruebas de firma, además de opciones de exportación y retención que controlas.
- Ajuste del flujo de trabajo. Múltiples firmantes, revisión interna, solicitudes rechazadas y entregas fallidas: los casos que realmente paralizan los acuerdos.
Deje que los requisitos del documento y la jurisdicción guíen el método de firma. El reclamo amplio de cumplimiento de un proveedor por sí solo no determina si se adapta a un acuerdo en particular; Verifique la evidencia y retención específicas que necesita.
Mida el retraso en realidad elimina.
Sólo vale la pena hacer que la firma forme parte del proceso si reduce las demoras y el trabajo administrativo. Realice un seguimiento del tiempo de aprobación desde el envío hasta la firma, el esfuerzo dedicado al seguimiento y los registros que faltan entre la firma y la acción. Compárelos con la línea de base en condiciones similares antes de ampliar el enfoque.
Para CYBERCUBE, el punto de partida útil es un flujo de trabajo en el que un acuerdo retrasa el trabajo: una estimación, un inicio, una orden de cambio o un paquete de incorporación. Generarlo a partir de lo que ya sabes, conectar la copia completa al siguiente paso y medir si la firma deja de ser el cuello de botella. Cuéntanos dónde se estancan los acuerdos, y podemos ayudar a definir una primera mejora.